Choisir le bon système de gestion pour votre établissement peut s'avérer déterminant pour la réussite de votre activité. Face à un choix aussi vaste, il est facile de s'y perdre.
Dans cet article, nous allons vous aider à prendre une décision éclairée pour choisir la solution qui vous convient.
Installez-vous confortablement et découvrez la comparaison entre le PMS cloud et sur site et le PMS.
Entrons directement dans le vif du sujet.
1. Qu'est-ce qu'un logiciel de gestion hôtelière ?
Pour être sur la même longueur d'onde, commençons par définir PMS ce terme.
logiciel PMS a transformé le secteur de l'hôtellerie en remplaçant les méthodes traditionnelles de gestion basées sur le papier. Des fonctionnalités comme le moteur de réservation ou channel manager permettent d'éviter les erreurs humaines telles que la surréservation.
Il ne se contente pas de faciliter les opérations de la réception comme les réservations ou l'arrivée et le départ des clients. Il évolue en permanence pour aider les hôteliers à gérer tous les aspects de leur établissement.
Le logiciel de gestion hôtelière automatise également la plupart des tâches manuelles et permet aux équipes de se concentrer sur la création d'une personnalisées expérience client mémorable.
2. Les types de PMS
Les deux principaux types de logiciels de gestion hôtelière que vous pouvez rencontrer sont :
✅Système de gestion hôtelière sur site
Ce système se distingue par sa manière de stocker les données. Un serveur sur site est nécessaire pour que ce type de logiciel fonctionne.
Sa maintenance incombe à l'hôtel. Une équipe informatique interne est nécessaire pour garantir son bon fonctionnement.
✅PMS basé sur le cloud
Ce type de logiciel ne nécessite pas de serveur sur site et se connecte à internet. Il est accessible depuis la plupart des appareils de l'établissement et présente des coûts de maintenance réduits.
3. 7 différences majeures à prendre en compte
1. Installation
Installation d'un système basé sur le cloud
Ce type de logiciel de gestion s'installe via internet et est accessible depuis n'importe quel appareil une fois le compte créé. Les données sont stockées par le fournisseur, autrement dit en dehors de l'hôtel.
La maintenance et la sécurité relèvent du fournisseur du PMS.
À noter, une connexion internet fiable est indispensable au bon fonctionnement de ce type de système.
Installation d'un système sur site
Malheureusement, l'installation de ce type de système est un peu plus compliquée.
Tout d'abord, il doit être installé manuellement sur chaque appareil qui l'utilisera. Les données sont stockées sur un serveur situé quelque part sur site. N'oubliez pas non plus les autres serveurs de sauvegarde.
La protection et le stockage des données deviennent l'entière responsabilité de l'hôtel.
2. Exigences techniques et maintenance
Exigences d'une solution basée sur le cloud
Celle-ci est sans effort. Oubliez les serveurs et les sauvegardes, tout est hébergé par le fournisseur ici.
Tout ce dont l'hôtel aurait besoin, c'est d'une bonne connexion internet et il serait prêt à démarrer.
Ne le prenez pas trop au pied de la lettre, cependant. Vous aurez tout de même besoin d'un ou deux ordinateurs de bureau. Le principal atout d'un PMS basé sur le cloud est qu'il ne nécessite pas réduit l'investissement en matériel.
Exigences d'une solution sur site
Il y a beaucoup à gérer pour que cette solution PMS fonctionne correctement. Voici une partie du matériel requis :
- Un serveur de données
- Des serveurs de sauvegarde
- Le terminal serveur (pour un accès depuis différents emplacements)
- Un système d'exploitation compatible sur tous les postes de travail
- Dédiés postes de travail pour les systèmes externes
- Des serveurs de disques durs
Ça en fait beaucoup. En plus d’investir dans tout ce matériel et de tout stocker sur place, vous auriez besoin d’une expertise informatique interne.
3. Sécurité des données
Selon le dernier rapport d’enquête de 2024, les risques liés à la cybersécurité atteignent des niveaux records. Il a été rapporté que 14 % des attaques étaient dues à l’exploitation de failles lors de l’étape d’accès initial . De plus, 62 % des attaques impliquaient des rançongiciels ou de l’extorsion.
La sécurité des données est un enjeu crucial dans l’hôtellerie, un critère à ne pas négliger lors du choix d’un logiciel hôtelier.
Sécurité d’un PMS cloud
La sécurisation de vos données relève de la responsabilité du fournisseur lorsque vous utilisez un système cloud. Vos employés ne devraient toutefois toujours pas cliquer sur les liens envoyés par un prince nigérian leur promettant un héritage.
Blague à part, des mesures robustes sont mises en place sur ce type de logiciel pour rendre les fuites de données pratiquement impossibles. Dans de nombreux systèmes cloud, toutes les données sont hébergées dans plusieurs centres de données ce qui garantit que même si l’un d’eux tombe en panne, il en existe sauvegarde.
Sécurité des PMS sur site
Avec ce type de système, la sécurité relève de la responsabilité de l'établissement. Voici quelques mesures que l'établissement peut prendre pour sécuriser ses données lors de l'utilisation de ce type de PMS :
- Installer des logiciels antivirus
- Sécuriser les réseaux privés
- Restreindre l'accès aux salles de serveurs
- Manuelle sauvegarde des données processus
- Mettre en place serveurs de sauvegarde et générateurs
Bien que cela puisse sembler plus sûr de stocker toutes les données sur votre propre matériel et de s'arrêter là, cela peut représenter un risque important. En cas d'incendie ou d'inondation, ce matériel peut être endommagé et devenir un véritable cauchemar pour votre hôtel.
4. Coût de l'investissement
Lorsqu'on évalue les coûts d'exploitation, nous pensons qu'il est essentiel de prendre en compte le moment autant que l'argent. Faire gagner du temps à la direction comme au personnel de réception peut être tout aussi important que la réduction des dépenses.
Coûts des systèmes basés sur le cloud
Les PMS hôteliers dans le cloud fonctionnent généralement sur la base d'un abonnement mensuel et selon le nombre de chambres. Bien que cette dépense puisse s'accumuler avec le temps, il est important de considérer les autres éléments auxquels votre argent ne va pas servir.
Sans matériel sur place, il n'y a aucun frais de maintenance et de mise à jour ni de coûts. Habituellement, les licences logicielles sur site peuvent être coûteuses et des frais supplémentaires peuvent s'appliquer si vous souhaitez ajouter davantage de postes de travail à l'avenir. Des frais de sécurité supplémentaires peuvent aussi être nécessaires pour sécuriser votre salle des serveurs.
En tenant compte du temps, qui est la ressource la plus précieuse, un PMS cloud offre une réelle tranquillité d'esprit. Sans câbles interminables ni besoin constant d'entretenir ce système, le personnel de l'hôtel peut se concentrer davantage sur le clients. Vous n'avez pas non plus besoin d'être un expert en technologie pour comprendre comment utiliser ce logiciel. Tous les aspects techniques sont pris en charge par le fournisseur.
Coûts des systèmes sur site
En réalité, ce type de système de gestion hôtelière n'est pas conçu pour les hôtels de taille moyenne ou petite. Ce type de système est considéré comme une dépense d'investissement, si bien que de nombreux établissements n'ont pas les moyens de se l'offrir.
Voici quelques-uns des frais les plus importants auxquels vous seriez confronté en choisissant ce type de système de gestion hôtelière :
- Logiciel licence
- Annuel maintenance frais
- Matériel et coûts informatiques
Ce type de logiciel peut nécessiter davantage d'efforts et le moment consacrés à la maintenance et à l'apprentissage du système.
6. Facilité d'intégration
D'autres logiciels, comme les systèmes de caisse (POS) ou les logiciels de comptabilité, peuvent être nécessaires pour gérer votre établissement. Il est essentiel de les intégrer à votre solution de gestion hôtelière pour faire fonctionner votre activité en toute fluidité.
Intégration du système de gestion hôtelière en mode cloud
C'est généralement la solution la plus simple . Bien que beaucoup soient déjà intégrées à d'autres solutions logicielles partenaires, l'intégration reste assez fluide. Grâce aux API ouvertes et aux normes Web courantes, les logiciels cloud s'intègrent facilement à des solutions externes.
Intégration du système de gestion hôtelière sur site
Bien que les solutions PMS hôtelières sur site permettent l'intégration avec d'autres logiciels, ce processus est très complexe. Il nécessite généralement un travail technique manuel ainsi que du matériel supplémentaire.
💡Coup de projecteur
En matière d'intégration, nous mettons en lumière OTA Sync un logiciel de gestion hôtelière basé sur le cloud, en partenariat avec de nombreux logiciels externes et propose faciles et rapides des intégrations avec de nouvelles solutions externes.
6. Accessibilité et mobilité du système
Accessibilité du PMS basé sur le cloud
Comme ce système est déployé en ligne, il est accessible via une connexion sécurisée sur n'importe quel appareil mobile depuis n'importe où. Seule condition requise, une bonne connexion WiFi . La solution cloud remporte clairement la palme en matière d'accessibilité, un atout qu'aucun PMS sur site, même moderne, ne peut égaler.
Accessibilité du PMS sur site
Bien qu'il soit possible d'accéder à distance à ce type de solution, cela reste plus compliqué. Un tel confort nécessiterait une configuration technique supplémentaire et dépendrait également de la charge du serveur. Un net désavantage, malheureusement, dans cette catégorie.
7. Mises à jour et mises à niveau
Mises à niveau de la gestion hôtelière dans le cloud
Ce type de PMS hôtelier propose des mises à jour généralement gratuites et faciles à installer. Cela signifie que le logiciel est toujours à jour. Un avantage certain est que cela ne nécessite aucune connaissance technique de la part des hôteliers, ni de matériel supplémentaire.
Mises à niveau des systèmes de gestion hôtelière sur site
Le principal inconvénient de la mise à niveau d'un PMS sur site est que cela peut s'avérer assez coûteux. Les mises à jour logicielles peuvent aussi parfois impliquer des mises à jour matérielles.
4. Pour conclure
Choisir la bonne solution pour assurer le bon fonctionnement de votre hôtel nécessite de prendre en compte de nombreux facteurs . Au vu de cette comparaison, le grand gagnant est le système de gestion hôtelière basé sur le cloud .
En réduisant les coûts et en offrant plus de flexibilité et et d'accessibilité, le PMS hôtelier basé sur le cloud est une solution moderne qui devient la norme dans le secteur de l'hôtellerie. Bien que les deux aient leurs avantages et leurs inconvénients, les PMS sur site et cloud répondent à des de la performance et maintenance besoins bien différents.
Le gain de temps est également un facteur déterminant où les systèmes cloud l'emportent, un atout essentiel pour gérer un hôtel avec succès.
5. Comment OTA Sync peut vous aider
OTA Sync est une tout-en-un basé sur le cloud pour la gestion des hôtels et des appartements. Grâce à la technologie cloud, les coûts sont considérablement réduits, les tâches quotidiennes sont planification automatisée, et le globale et chiffre d'affaires global de l'établissement augmente.
OTA Sync convient aux hôtels de petite et moyenne taille, aux hôtels-boutiques, aux auberges, aux maisons d'hôtes et aux résidences. L'entreprise compte plus de 2 000 utilisateurs satisfaits dans 17 pays à travers le monde.
Quatre solutions complètes existent pour gérer hôtels et résidences :
- Système de gestion hôtelière & application mobile
- Moteur de réservation
- Gestionnaire de canaux
- Application dédiée à l'expérience client
Pour un essai gratuit, cliquez ici.
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