9 fonctions d'un Property Management System pour choisir le bon

Plusieurs éléments doivent être pris en compte lorsqu'on évoque les fonctions d'un système de gestion hôtelière centralisé (PMS). 

Un bon PMS est tout aussi essentiel qu'une équipe compétente pour gérer vos opérations. 

Il est indispensable pour gérer les réservations, les arrivées, les tâches d'entretien, et optimiser les activités génératrices de revenus et les tarifs des chambres. 

Le rêve de tout hôtelier est de simplifier chaque étape de son flux de travail, pour rendre son équipe plus efficace et augmenter ses revenus. 

En sachant quelles fonctions sont nécessaires, vous pouvez tirer parti de la technologie à votre avantage.

Dans cet article, nous présentons les fonctions clés à connaître pour choisir le PMS qui correspond vraiment aux besoins de votre entreprise.

Commençons !

Comment un système PMS peut-il aider votre entreprise ?

Un Property Management System (PMS) est un logiciel qui vous aide à organiser, planifier et gérer les tâches quotidiennes de votre établissement d'hébergement. 

Selon le logiciel, il peut gérer les réservations, les tâches de front et back office, la gestion des canaux et des revenus, la communication avec les clients, la maintenance, l'entretien ménager, et bien plus encore.

Bien que les logiciels PMS aient traditionnellement été utilisés par les hôtels, ils s'adressent aujourd'hui à divers types d'établissements, notamment :

• Hôtels
• Auberges de jeunesse
• Appartements
• Villas
• Maisons de vacances et locations saisonnières
• Résidences permanentes et biens résidentiels
• Logements étudiants, etc.

Vos besoins logiciels varient selon le type d'établissement que vous gérez. 

De nombreux systèmes PMS vous permettent de choisir les modules et fonctions les mieux adaptés à la taille et au type de votre établissement.

La question est : Quels modules et fonctions vous conviennent le mieux ?

Examinons de plus près les principales caractéristiques et fonctions d'un Property Management System.

9 fonctions d'un bon Property Management System

1. Gestion des réservations

La gestion des réservations est un élément clé d'un système de gestion hôtelière (PMS), car éviter le surbooking est essentiel pour assurer le bon fonctionnement de votre établissement. 

Un bon système de gestion hôtelière (PMS) vous permet de gérer les réservations de vos clients en ligne. 

Vous devriez pouvoir gérer facilement les réservations en ligne, suivre les détails des réservations et les demandes spéciales, et vérifier la disponibilité des chambres.

Lorsque vous choisissez un PMS, optez pour une solution qui : 

• Vous permet d'automatiser les tâches et de gérer les réservations depuis n'importe quel appareil, car les gestionnaires d'hôtels modernes sont souvent en déplacement. 
• Offre un design soigné, facilitant la visualisation et la recherche des réservations selon différents critères pour ne manquer aucun détail. 
• Pour les réservations de groupe, assurez-vous que le système peut gérer efficacement les grands groupes, y compris les blocs de chambres, l'envoi de liens de réservation et la gestion des informations de facturation.

Astuce pro :

Grâce à ⟦0⟧ d'OTA Sync la gestion de propriété, vous pouvez facilement gérer vos opérations quotidiennes depuis un seul endroit.

Notre tableau de bord multi-établissements vous permet de facilement gérer plusieurs établissements depuis un tableau de bord centralisé.

Que vous gériez des hôtels, des auberges, des villas, des locations ou d'autres types d'établissements, le tableau de bord affiche tous vos établissements ainsi que des informations complémentaires sur les réservations.

2. Moteur de réservation en ligne

Choisir un logiciel PMS doté d'un moteur de réservation sans commission peut s'avérer déterminant pour la croissance de votre hôtel. 

Cela simplifie le processus de réservation, vous aidant à attirer davantage de réservations directes et réduire votre dépendance aux OTA. 

Cela donne aux hôtels un meilleur contrôle sur leur inventaire et leurs tarifs.

En plus de cela, cela facilite les réservations, réduit la dépendance aux agences de voyage en ligne (OTA), et d'augmenter les revenus en évitant les frais d'intermédiaires.

Avec un PMS intégrant un moteur de réservation, les problèmes d'intégration sont réduits au minimum. 

Assurez-vous que le moteur de réservation s'intègre parfaitement à votre site web et vos réseaux sociaux, en privilégiant la rapidité de chargement et la convivialité, notamment sur mobile.

Astuce pro :

Grâce à ⟦0⟧ d'OTA Sync le moteur de réservation, vous pouvez permettre à vos clients de voir la disponibilité et les tarifs en temps réel, ainsi que les offres spéciales, pour booster les réservations directes sur votre site.

Il vous suffit de le connecter à votre site web, de définir votre offre et les informations que vous souhaitez afficher, et le tour est joué.

3. Gestion des canaux de distribution

Une excellente fonctionnalité de PMS pour développer votre activité vous permet de diffuser votre inventaire sur les canaux de distribution en ligne et de synchroniser les informations avec votre PMS en temps réel. 

Un gestionnaire de canaux vous aide à augmenter votre visibilité en ligne et générer davantage de réservations et de rentabilité. 

Que vous ayez besoin de mettre à jour vos disponibilités ou de modifier vos tarifs, vous pouvez tout gérer depuis votre PMS et voir les changements se répercuter automatiquement sur tous vos canaux de réservation. 

L’avantage, c’est que les nouvelles réservations en ligne arrivent directement dans votre PMS, ce qui vous permet de garder le contrôle total sur votre taux d’occupation et de réagir rapidement si besoin. 

Optez pour un channel manager offrant des connexions bidirectionnelles solides avec les principales agences de voyage en ligne (OTA), telles que Airbnb, Booking, Expedia, les fournisseurs GDS, et bien d’autres.

Astuce pro :

Grâce OTA Sync channel manager vous pouvez gérer facilement toutes vos annonces depuis un seul endroit.

Il vous suffit de connecter et de synchroniser vos canaux OTA, et le tour est joué.

4. Traitement des paiements

Si le PMS que vous envisagez ne dispose pas d’un processeur de paiement ou d’une passerelle de paiement acceptant différentes cartes bancaires, ni d’une intégration avec un système de point de vente (POS), vous devrez gérer les paiements manuellement. 

Cela implique des tâches comme le reporting, les rapprochements bancaires et la gestion des rétrofacturations, autant d’opérations manuelles qui augmentent le risque d’erreurs et alourdissent votre charge de travail.

En intégrant un processeur de paiement directement à votre PMS, vous simplifiez les paiements des clients et la comptabilité, tout en garantissant des rapports plus précis. 

Cela vous permet d’éliminer les tâches superflues pour vous concentrer sur ce que vous faites de mieux, gérer votre établissement et améliorer l’expérience de vos clients.

Astuce pro :

Avec OTA Payments, une passerelle de paiement totalement intégrée, vous pouvez traiter vos paiements instantanément et de façon automatisée, en un seul clic.

Lorsque vos futurs clients effectuent une réservation, ils peuvent régler facilement et en toute confiance les frais d’hébergement ainsi que d’autres charges, comme les taxes et les services supplémentaires.

5. Gestion de l’entretien ménager et de la maintenance

Lorsqu’un système de gestion hôtelière intègre une fonction de housekeeping, des tâches comme l’attribution du nettoyage des chambres au bon personnel ou la mise à jour du statut des chambres deviennent beaucoup plus simples. 

Un rapport d’entretien fait partie intégrante de cette fonctionnalité. 

Il garantit que les chambres disposent toujours d’un stock suffisant de produits de toilette, savon, shampoing et serviettes propres. 

Cette fonctionnalité permet à votre équipe d’entretien de gérer efficacement le statut des chambres et de veiller à ce que les clients disposent de tout le nécessaire en salle de bain.

Avec le PMS OTA Sync, vous pouvez assigner des employés au nettoyage de chambres spécifiques. 

Il vous suffit de créer un rapport de maintenance précisant ce qui doit être réparé ou nettoyé, puis de l’imprimer pour le transmettre à votre équipe d’entretien. 

Une fois les tâches terminées, vous pouvez mettre à jour le statut des chambres, ce qui facilite les arrivées des clients.

6. Gestion des clients

Un service personnalisé joue un rôle essentiel dans la fidélisation de la clientèle au sein du secteur hôtelier. 

Les profils clients et les outils d’engagement vous aident à personnaliser vos services pour répondre aux préférences et exigences de chaque client, en veillant à ce que chacun se sente valorisé et respecté. Cette approche personnalisée améliore l’expérience globale du client, augmentant les chances de réservations répétées et d’avis positifs.

Optez pour une solution offrant une fonctionnalité de messagerie et des capacités de vente incitative pour simplifier ce processus, offrir un service client exceptionnel et augmenter vos revenus grâce aux surclassements et services additionnels.

En proposant un service personnalisé, vous cultivez un sentiment de fidélité et d’appartenance chez vos clients, ce qui se traduit par une fidélisation accrue et un bouche-à-oreille positif.

Astuce pro : Avec OTA Sync, vous pouvez offrir des services personnalisés à vos clients, optimiser la tarification de vos menus et les séduire avec des ventes incitatives tout en générant plus de revenus pour votre hôtel.

Pour simplifier davantage les choses, vous pouvez également leur envoyer un e-mail de confirmation ou une facture directement depuis l’application.

7. Gestion des revenus

La gestion des revenus est l’une des fonctionnalités les plus essentielles, car un hôtel, comme toute entreprise, ne peut prospérer sans générer de profits. 

Un bon PMS doit simplifier la gestion des revenus en vous aidant à obtenir des réservations directes et à augmenter vos profits en réduisant vos coûts. 

Recherchez des fonctionnalités de reporting qui vous permettent de visualiser et d’analyser l’efficacité de votre stratégie.

En pouvant visualiser et analyser les résultats, vous pouvez facilement ajuster votre stratégie de revenus selon vos besoins. 

Cela inclut la gestion des tarifs de groupe, des offres forfaitaires et des tarifs personnalisés.

8. Rapports et analyses

Les rapports sont des éléments fondamentaux d’un système de gestion hôtelière. 

Ils fournissent des données précieuses pour améliorer les performances de votre établissement et vous aident à prendre des décisions éclairées.

Votre PMS stocke les détails des réservations, les tarifs, et les données d’occupation, ce qui facilite la génération de rapports.

Ces rapports couvrent divers aspects de la gestion hôtelière, des revenus et taux d’occupation à la satisfaction client et à l’efficacité opérationnelle, offrant ainsi une vue complète de vos performances.

Choisissez un outil qui facilite la gestion des données et la génération de rapports faciles et vous permet de personnaliser vos rapports et d’accéder à des données en temps réel. 

Avec un PMS basé sur le cloud, vous pouvez facilement accéder à ces données, réagir aux fluctuations de la demande, ajuster vos stratégies et optimiser vos opérations pour booster revenus et efficacité.

Assurez-vous que le système vous permette de définir des objectifs mesurables afin de suivre votre progression vers vos objectifs commerciaux.

Astuce pro :

Imaginez que vous fassiez la promotion de vos établissements via des canaux OTA comme Airbnb, Booking et d’autres.

Avec OTA Sync Statistics, vous pouvez suivre vos performances en temps réel, générer des rapports et identifier le canal qui vous apporte le plus de réservations et de revenus.

Vous pouvez également analyser les performances mois par mois et découvrir de quels pays proviennent la majorité de vos arrivées.

Grâce à ces informations, vous pouvez adapter vos stratégies et lancer des campagnes publicitaires ciblées dans ces pays pour maximiser vos réservations.

9. Capacités d'intégration

Une communication efficace avec les autres systèmes hôteliers et applications tierces est essentielle pour améliorer l'efficacité des processus. 

Un PMS moderne vous permet de vous connecter à divers systèmes, tels que les caisses (POS), les CRM (gestion de la relation client) et les plateformes de gestion des canaux de distribution.

Assurez-vous que votre PMS est doté de nombreuses fonctionnalités et d'une interface conviviale, ce qui peut considérablement améliorer l'efficacité opérationnelle et la satisfaction des clients dans les hôtels modernes.

Astuce pro :

Vous pouvez intégrer OTA Sync facilement avec diverses plateformes et gérer les données ou fonctions que vos clients utilisent directement depuis l'application.

Il vous suffit de personnaliser les widgets natifs que nous proposons ou d'utiliser notre API pour développer votre propre solution.

Choisissez le meilleur système de gestion hôtelière

Choisir meilleur système de gestion hôtelière pour vos besoins peut être une décision décisive dans la gestion de votre hôtel.

Tous les logiciels de gestion hôtelière ne se valent pas. 

Si vous hésitez encore sur le PMS à choisir, consultez cet article sur les 7 meilleurs systèmes de caisse (POS) pour hôtels pour vous aider à choisir la solution idéale pour votre établissement. 

Les systèmes modernes réunissent de nombreuses fonctions au sein d'un seul logiciel pour rendre la gestion des clients et de l'hôtel plus simple et plus fluide.

C'est dans cet esprit qu'OTA Sync a été créé, pour aider les hôteliers et gestionnaires de locations à réunir tout ce dont ils ont besoin pour leur propriété en un seul endroit.

En plus de vous offrir toutes ces fonctionnalités, OTA Sync vous aide à :

• Effectuer des opérations avancées sur les factures et les diviser ou les fusionner par article, chambre, client, montant, etc.
• Configurer facilement différentes taxes, en les adaptant aux différents marchés pour éviter tout litige juridique.
• Effectuer la fiscalisation et automatiser la communication avec les caisses fiscales numériques et l'administration fiscale.
• Vérifier la caisse enregistreuse au début et à la fin de chaque journée pour suivre les revenus, dépôts, retraits, etc.

Prêt à découvrir notre essai gratuit avant de vous décider ?

Inscrivez-vous pour un essai gratuit de 14 jours et découvrez comment OTA Sync peut vous aider à automatiser dès aujourd'hui votre activité hôtelière et de location de vacances !